Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yritys:

Lense Productions avoin yhtiö
Koulukatu 23 B 41
20100 Turku

Yhteyshenkilö:

Rasmus Jaakonmäki
040 808 6376
rasmus@lenseproductions.com

 

2. Rekisteröidyt

Asiakkaat
Potentiaaliset asiakkaat
Verkkosivuston käyttäjät

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

RekisteröidytKäsittelyn tarkoitusKäsittelyperuste
Asiakkaat (yhteyshenkilöt)Asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen ja asiakassuhteen ylläpitoRekisterinpitäjän oikeutettu etu, tietoja tarvitaan sopimusten mukaisten töiden tekemiseen ja laskuttamiseen
Potentiaaliset asiakkaat ja verkkosivuston käyttäjätVerkkosivuston kautta tulevat yhteydenottopyynnötRekisterinpitäjän oikeutettu etu

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

TiedotAsiakasPotentiaalinen asiakas / verkkosivuston käyttäjäKäyttötarkoitus
Nimi✔️✔️Yksilöinti / yhteydenpito / laskutus
Puhelinnumero✔️✔️Yhteydenpito
Sähköpostiosoite✔️✔️Yhteydenpito / laskutus
Yritys✔️✔️Asiakassuhteen hoitaminen / markkinoinnin kohdentaminen / laskutus
Osoite✔️Käynnit asiakkaan luona kuvauksissa tai asiakaspalavereissa tarvittaessa, laskutus
IP-osoite✔️Markkinoinnin kohdentaminen
Valokuvat ja videot henkilöistä✔️Pyrimme säilyttämään varmuuskopioita ottamistamme kuvista ja videoista ainakin vuoden, joten asiakas voi kysyä kopioita kuvista tai videoista jos aiemmin toimitetut häviävät tai tuhoutuvat. Asiakkaan luvalla käytämme näitä myös omaan markkinointiimme, esim. portfoliossa

5. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseksi tarvitsemme tietoja, on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Sivustolta lähetetyt lomaketiedot säilytetään sähköpostissa ja sivuston hallintajärjestelmässä, sekä toteuneiden töiden osalta näitä ja sähköpostitse ja puhelimitse saatuja tietoja pidetään pilvipalvelussa toimivassa kalenterissa. Tietoja siivotaan vanhimmasta päästät ja tiedot poistetaan viimeistään kun ne ovat olleet 5 vuotta käyttämättä. Halutessasi voit pyytää poistamaan sinuun liittyvät tiedot nopeamminkin.

Valokuvauksista ja videoista säilytämme varmuuskopioita, joissa näkyy kuvakansioissa asiakkaan nimi ja kuvauksen päivämäärä, videoprojekteissa mahdollisesti erillisessä tiedostossa videossa mukana olleet osapuolet. Pyrimme säilyttämään varmuuskopioita vähintään vuoden, jotta asiakas voi pyytää kopiot jos omat ovat hävinneet tai tuhoutuneet. Säilytämme varmuuskopioita pidempäänkin levytilan salliessa ja pysyessä ehjänä, joten vanhempiakin kuvia voi kysyä uudelleen, mutta emme voi taata meiltä löytyvän tiedostoja ja suosittelemme myös asiakasta pitämään useita varmuuskopioita tärkeistä kuvista.

6. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: contact@lenseproductions.com

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Hankimme verkkomainontaa mm. Facebookilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. Katso tarkemmin kohta evästeet.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (ohjeet valituksen tekemiseen). Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellessämme rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (ohjeet valituksen tekemiseen).

 

7. Säännönmukaiset tiedonlähteet

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä. Asiakkaiden tiedot saadaan nettisivujen lomakkeista, meille lähetetyistä sähköposteista, puhelinkeskusteluista tai tapaamisista.

 

8. Tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Lense Productions avoimen yhtiön ulkopuolelle.

Tietoja voidaan valikoidusti luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiantaman kolmannen osapuolen kohdennettuun markkinointikampanjaan. Tietojen omistus ei siirry rekisterinpitäjältä kolmannelle osapuolelle eikä kolmannella osapuolella ole oikeutta tietojen toimeksiantoa laajempaan käyttöön.

Laskutusta ja kirjanpitoa varten tarvittavat asiakastiedot löytyvät tilitoimistoltamme. Sähköinen kalenteri kuvauksia varten ja kuvat ja videot löytyvät varmuuskopioina käyttämistämme pilvipalveluista.

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

  • Finvoicer (laskutus ja kirjanpito)
  • Zoho, Gmail, Elastic Email, EuroVPS (sähköpostit, lomakkeiden lähetys ja lähetettyjen lomakkeiden varmuuskopiot)
  • Google, Dropbox, WeTransfer (tiedon kulku yrityksen sisällä ja asiakkaille)

 

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Milloin mahdollista, olemme valinneet tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset.

Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon.

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

  • Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
  • Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
  • Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
  • Rekisteri sijaitsee työntekijöiden tietokoneessa, sekä konesaliin sijoitetulla palvelimella, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
  • Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
  • Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
  • Nettisivulla käytetään SSL-salausta suojaamaan esim. lomakkeiden kautta lähetetyt tiedot.

 

11. Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen – pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.

Mainontaevästeet auttavat meitä valitsemaan sinulle parhaiten sopivat ja mielenkiintoisimmat mainokset. Ne myös estävät samojen mainoksien näytön. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (1 pikselin kuvatiedosto), jotta näet mieleisiäsi mainoksia, kun vierailet eri sivustoilla. Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät kerro meille tai kolmansille osapuolille mitään henkilökohtaisia tietoja, kuten nimeäsi tai yhteystietojasi. Kolmantena osapuolena toimivat mainostajat saattavat myös käyttää tekniikkaa, jolla mitataan mainosten tehoa. Tätä varten he voivat käyttää jäljitettä (yhden pikselin kokoinen GIF-tiedosto), joka on sijoitettu verkkosivustollemme nimettömien tietojen keräämiseksi. Saatuaan nimetöntä tietoa käyttäjän käynneistä näillä ja muilla verkkosivuilla mainostajat voivat suunnitella mainoksia tuotteista ja palveluista, jotka mahdollisesti kiinnostavat käyttäjää.

Mahdollisia sivuillamme käytettyjä evästeitä ovat Google Adwords, Google Analytics ja Facebook pixel -evästeet, joilla seurataan kävijöiden käyttäytymistä ja kohdennetaan markkinointia käyttäjäluettelon avulla Googlen ja Facebookin mainosverkostoissa. Käyttäjä ei ole tunnistettavissa evästeeseen liitettävien tietojen perusteella. Käyttäjä voi halutessaan estää käyttäjäluetteloihin perustuvan Google Adwords-markkinoinnin osoitteessa www.google.com/settings/ads.

Lisätietoja selainkäyttöön perustuvasta mainonnan kohdentamisesta saa Your Online Choices –sivustolta.